Reportagem

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Dicas para fazer uma boa administração condominial

Qualquer tipo de negócio ou organização necessita de uma boa gestão, principalmente para que tudo funcione nos conformes e de acordo com o que está estipulado no planejamento.

Hoje, falaremos como você pode fazer uma boa administração condominial.

Conduzir e administrar um condomínio não é uma tarefa fácil, podendo ser mais difícil do que se imagina, principalmente quando não se tem um conhecimento prévio ou uma boa experiência em administrar grandes instalações e lugares.

É necessário ter bastante senso de liderança, visão administrativa e, acima de tudo, conhecimento sobre o que fazer, quando fazer e sobre qual decisão tomar, desde coisas simples como a cor da pintura predial até o gasto do dinheiro.

Porém, nem só de cobranças é feita a gestão de um condomínio, afinal, existem diversas outras demandas que necessitam de sua orientação, supervisão e apoio. Em poucas palavras, é uma função que exige bastante organização, disciplina e responsabilidade.

O que é preciso para ser um bom gestor de condomínio?

Seja procurando o melhor serviço de limpeza para condominio ou procurando melhorar a segurança local, existem alguns elementos que podem definir um bom gestor condominial, que são:

  • Comunicação eficiente;

  • Bom uso da tecnologia;

  • Boa gestão financeira e jurídica;

  • Saber ouvir e agir conforme os problemas.

Um bom gestor de condomínio deve sempre estar preparado para agir conforme as necessidades do condomínio. Claro que cada condomínio tem as suas particularidades, mas as regras às quais todos devem seguir, normalmente, são as mesmas.

Além disso, o síndico deve sempre ser atuante nas reuniões de condomínio e ter a empatia e sensibilidade de entender quais os problemas que mais afetam a comunidade e pensar em uma forma eficiente para trazer a solução.

Seja na portaria para condominio ou na forma como apazigua possíveis atritos entre os moradores, o gestor de condomínio deve fazer de tudo um pouco para manter a ordem e a organização. Segue então algumas dicas para te ajudar neste processo:

1 - Planejamento sempre é essencial

Assim como qualquer investimento empresarial precisa de um planejamento para diminuir as chances de falha e otimizar ao máximo o sucesso, um síndico deve planejar as ações do condomínio para que, dessa forma, seus projetos sejam funcionais e ele seja um bom síndico.

Assim, uma gestão administrativa condominial necessita de uma boa metodologia que pode ser discutida durante as assembleias ou reuniões do conselho, afinal, sempre é bom ter opiniões de terceiros e de pessoas de sua confiança.

Traçar metas, objetivo e ter a ajuda dos moradores pode ser essencial, mas acima de qualquer coisa, saiba quais tarefas têm prioridades sobre outras. Dessa forma, será mais fácil manter tudo organizado e fluindo da maneira mais assertiva.

2 - Tenha um bom controle dos gastos

Assim como um gestor de uma empresa precisa controlar os gastos do seu setor e saber onde o dinheiro está sendo investido, o gestor de condomínio também precisa ter a sensibilidade de controlar bem as finanças.

Seja em um projeto de instalações elétricas ou em como solucionará o problema de segurança do condomínio, saber exatamente como gastar o dinheiro faz parte do seu planejamento e em saber o que você precisa priorizar primeiro.

É mais importante consertar o registro de água do seu condomínio ou comprar os preparativos para a festa que terá dentro de 1 mês? Claro que esse exemplo é bastante óbvio, mas é uma das possibilidades e dilemas que você encontrará.

Interessante também é ter uma reserva financeira na qual você possa contar caso aconteçam emergências, afinal, imprevistos acontecem e devem ser resolvidos para que tudo volte à normalidade o mais rápido possível.

Portanto, seja na contratação da terceirização de serviços condomínio ou no investimento em segurança, tenha um plano a longo prazo e vá trabalhando com o que tem, criando possibilidades e assegurando a estabilidade do condomínio.

3 - Comunicação é essencial

Em qualquer ramo de trabalho, relações pessoais ou projetos que precisam ir para frente, é necessário uma boa e assertiva comunicação para que todas as partes envolvidas estejam cientes do que está acontecendo e entendam as decisões que estão sendo tomadas.

Porém, estamos falando da comunicação ativa e que traz um certo ponto de discussão para o assunto junto com outras perspectivas sobre soluções para enfrentar o problema, além de possíveis atitudes preventivas que podem ser feitas para evitar futuros imprevistos.

Evite discussões e assembléias cujo o único propósito da reunião seja reclamar de algo e deixar que tudo se desenrole em discussões que não irão levar a lugar nenhum, seja sobre projetos de prevenção e combate a incêndio ou sobre qual a próxima reforma a ser feita.

Investir na tecnologia e melhorar a comunicação tanto com as pessoas do condomínio quanto com possíveis parceiros e fornecedores que auxiliam na gestão, é uma alternativa bastante válida e que deve ser realizada.

A internet tem ajudado muito quando pensamos nos avanços realizados no decorrer dos últimos anos, então, porque você não iria utilizá-la? Todos estão conectados pelas redes sociais ou aplicativos de conversa, como o WhatsApp e Telegram. Use isso a seu favor.

Não apenas isso, utilizando softwares a seu favor, é possível identificar as necessidades dos moradores, criar uma priorização e administrar melhor todos os pontos já discutidos anteriormente. 

É como se você, junto com a tecnologia, conseguisse se tornar uma espécie de assessoria contabil.

4 - Suporte é sempre bem-vindo

Quando mencionamos suporte neste tópico, não pense que se refere apenas a ajuda de pessoas de fora e de dentro do condomínio, mas sim, de profissionais e empresas focadas em ajudar e auxiliar na administração do seu condomínio.

Pense que o condomínio é formado não só por moradores, que por si já é bastante difícil de administrar pois, cada um, possui gostos, vontades, prioridades e estilos de vida diferentes. Mas também é composto por funcionários, serviços e diversos afazeres.

Com a ajuda de alguma administradora de condomínios, que não precisa tomar conta de tudo mas, talvez, de uma parcela do trabalho, você pode escolher se dedicar a uma função específica enquanto a empresa trabalha com o resto.

Por exemplo, toda a burocracia, jurisdição e documentos necessários durante a sessão administrativa podem ser feitos por essa administradora, cabendo a você cuidar, por exemplo, das prioridades e vontade dos moradores.

Isso sem mencionar diversas outras áreas administrativas que, com toda certeza, demandam uma grande quantidade de tempo por parte do gestor do condomínio que, caso ele não tenha ajuda, terá muitas responsabilidades e pode acabar não cumprindo com todas.

Gerenciar a folha de pagamento e a folha de ponto dos funcionários do condomínio, por exemplo, é uma tarefa que leva tempo, precisa ser feita com calma e que, caso não se tenha o devido cuidado, pode gerar atritos e prejudicar alguém.

Pagamento das contas como taxas condominiais, emissão e pagamento de boletos, gestão de contas e dívidas bancárias. Todas essas tarefas, quando colocadas sobre uma única pessoa, podem acabar gerando uma sobrecarga. 

Isso sem mencionar os possíveis imprevistos com fornecedores e outras parcerias, fazendo com que o trabalho seja cada vez mais puxado e fácil de ocorrer falhas. Utilize também as assembléias para te ajudar neste quesito.

De forma resumida, a contratação de serviços terceirizados para ajudar na administração do condomínio deve não só ser uma alternativa, mas sim, parte do orçamento do gestor. Afinal, é melhor gastar um pouco mais e evitar falhas, do que falhar demais e acabar gastando mais dinheiro.

Considerações finais

No texto de hoje, você pode entender um pouco mais sobre como funciona uma boa administração condominial e os diversos afazeres e demandas que os gestores do condomínio precisam se preocupar para que tudo fique bem organizado.

Caso você seja morador de um condomínio e queira ajudar a conduzi-lo de uma maneira mais eficiente do que somente ajudar opinando nas reuniões e assembléias, tente conversar com o síndico e ver como pode ser mais ativo na gestão.

Afinal, a verdade é que não é nada fácil administrar um espaço tão grande e com tantas pessoas. Claro, é o trabalho dos gestores, mas cada um pode sempre ajudar de alguma forma diferente.

Pensando nisso, é importante também que o gestor sempre se mantenha atualizado e busque novas formas de ser mais efetivo e assertivo em sua administração, utilizando sempre a tecnologia e metodologias testadas a seu favor.

As informações que foram disponibilizadas nesse texto podem ser muito úteis, portanto, adapte elas à realidade do seu condomínio e comece agora a realizar uma gestão ainda mais eficiente.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.